Excel 2016 ma bardzo bogatą bibliotekę szablonów. Są wśród nich takie, które idealnie pasują do zastosowań w małej firmie. Oto nasi bohaterowie, 5 szablonów Excela, które sprawdzą się w każdej małej firmie.
To dzięki tym arkuszom Excel może zastąpić większe i droższe pakiety oprogramowania, a przy okazji ułatwić zarządzanie projektem, rozliczanie kilometrówki czy ewidencjonowanie sprzedaży.
> Odtrutka na WannaCry? Jak poradzić sobie z wirusem, który zaszyfrował dysk
Szablony dostępne są w pakietach Microsoft Office 2013 oraz Microsoft Office 2016. Nie da się ich pobrać ze stron Microsoftu z użyciem przeglądarki internetowej.
1. Terminarz projektu
Terminarz projektu z wykresem Gantta to szablon, dzięki któremu możliwe jest planowanie projektów z rozbiciem na poszczególne kroki. Wbudowane w szablon formuły sprawiają, że na pierwszy rzut oka da się ocenić, na jakim etapie znajduje się projekt, które zadania zostały już wykonane oraz jaki jest procent ich realizacji.
Terminarz projektu dostępny jest w Excelu 2016, ale również w Excelu 2013. Aby z niego skorzystać, należy odnaleźć go w bibliotece szablonów online.
>> VAT-7 (17) do pobrania za darmo [marzec 2017] – AKTYWNY PDF
Nieocenioną zaletą szablonu jest jego prostota, łatwość edycji oraz dostępność. Z szablonu można korzystać za darmo w przypadku posiadania legalnej wersji pakietu Microsoft Office.
Ważne. Programy do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do monitorowania czasu pracy pracowników. Nadaje się do tego również powyższy szablon Excela.
Nie należy jednak stosować tego samego narzędzia w dwóch rolach. Jeśli oprogramowanie do zarządzania projektem stanie się również elementem rozliczania czasu pracy, pracownicy zrobią wszystko, żeby ten czas był jak najbardziej dla nich korzystny. Tym samym opiekun projektu (PM) straci kontrolę nad czasem poświęcanym projektowi.
02. Rejestr obecności pracowników
Drugim niezwykle przydatnym szablonem Excela 2016 w małej firmie jest Rejestr obecności pracownika. Mimo swej nazwy, szablon może służyć do prowadzenia rejestru obecności pracowników (w liczbie mnogiej). Bez problemu obsłuży nawet 10 osób:
Rejestr pozwala na szybką ocenę, kto, kiedy i z jakiego powodu był nieobecny w pracy. Oczywiście pozwala też skonfigurować święta czy inne dni ustawowo wolne od pracy.
03. Oś czasu
Szablon Oś czasu przydaje się w sytuacjach, w których musimy o czymś opowiedzieć z perspektywy czasu. Pozwala też ocenić rzutem oka (helicopter view) rozwój wybranego projektu, na przykład firmy:
Oczywiście oś czasu i punkty kontrolne, które na niej się znajdują, generowane są dynamicznie. Dlatego szablon warto wykorzystywać przy interaktywnych prezentacjach.
04. Miesięczny raport ze sprzedaży
Miesięczny raport ze sprzedaży to trzy arkusze w jednym: raport do wprowadzania danych, tabele przestawne, dzięki którym możliwe jest wyciągnięcie najważniejszych danych oraz, co istotne, algorytm prognozujący sprzedaż:
Arkusz przyda się w małej firmie, która dopiero rozpoczyna przygodę ze sprzedażą. W firmie, która zatrudnia więcej niż 2 handlowców, szablon będzie wymagał rozbudowy o dodatkowe opcje.
05. Kilometrówka
Szablon Kilometrówki, czyli Ewidencji przebiegu pojazdu, to idealny szablon do spisywania przebiegu samochodu służbowego. Typografia i kolorystyka wydaje się być dość niepoważna, ale arkusz zawiera wszystkie niezbędne funkcjonalności:
Należy pamiętać, że obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy każdego samochodu służbowego rozliczanego w 100 procent na firmę.
Office 2016 Preview za darmo do pobrania:
Każdy zainteresowany internauta może za darmo pobrać i zainstalować pakiet Office 2016 w wersji Preview. Należy w tym celu skorzystać z poniższych linków:
Oficjalny numer seryjny produktu to NKGG6-WBPCC-HXWMY-6DQGJ-CPQVG
dostępny za darmo w witrynie Microsoftu Office 2016 Preview. Wersja przedpremierowa pakietu będzie działać maksymalnie 180 dni od momentu instalacji. Po upłynięciu tego okresu, należy usunąć pakiet lub zakupić pełną wersję.
