Google Apps for Business to ciekawe rozwiązanie dla małych firm. Ale nie jest to rozwiązanie tanie ani najbardziej dopracowane. Oto 10 punktów, o których zawsze trzeba pamiętać podczas wdrażania usług Google.
1. Nawet w startującej dopiero jednoosobowej firmie wdrożenie Google Apps for Business zajmie dwa-trzy dni robocze.
Warto pamiętać:
Skonfigurowanie rekordów MX domeny to najłatwiejsza część migracji do usługi Google Apps for Business, a nie najtrudniejsza.
2. Przed wyborem Google Apps należy przeliczyć, czy usługa na pewno nam się opłaca. Wykorzystanie usług Google w firmie jest średnio opłacalne, nigdy się nie amortyzuje i zawsze kosztuje. Rozwiązania Microsoftu dla sektora MŚP amortyzują się po 2-5 latach. Jeśli już zdecydujemy się na wdrożenie, warto zacząć od darmowych 30 dni, później przejść na plan elastyczny, a dopiero na końcu, ewentualnie, wybrać plan stały.
3. Pliki w Google Drive to tylko linki, a nie fizyczne dokumenty. Przeniesiesz je między kontami tylko z poziomu interfejsu WWW Google Drive.
4. Im więcej ułatwień włączysz w Google Apps for Business (np. Grupy Dyskusyjne dla Biznesu zamiast Grup), tym trudniej będzie Ci kiedyś przejść na inną platformę.
5. Google Apps for Business zawiera szereg elementów konfiguracyjnych i ustawień, które nie są intuicyjne i wymagają wiedzy do właściwej konfiguracji.
6. Najłatwiej przenieść e-maile między kontami z użyciem desktopowego programu pocztowego IMAP. Sztuczka jest nieelegancka, acz skuteczna.
7. Skonfigurowanie rekordów MX domen to najłatwiejsza, a nie najtrudniejsza część migracji na Google Apps for Busines.
8. Niektóre opcje Google Apps for Business działają wstecz i globalnie (zmiana opcji powoduje zmianę zachowania wszystkiego), a niektóre działają dopiero od momentu włączenia. Np. włączenie dostępu do wszystkich plików w Google Drive w domenie będzie działać wyłącznie dla nowych plików.
9. Usługi w chmurze – tak jak Google Apps for Business – nie dają się wygodnie, w jednolity sposób backupować lokalnie. Awaria serwerów Google odcina firmę od praktycznie wszystkiego.
10. Usługi Google – tak jak wszystkie usługi w chmurze – nie mają stuprocentowego czasu dostępności. Może też być tak, że prace modernizacyjne będą przeprowadzane w godzinach nocnych San Francisco (Silicon Valley). Czwarta rano tam to 13.00 w Polsce, czyli środek dnia roboczego.
